verdiepingsproject

GAC

-

Alumni Journey

GAC is leverancier van Microsoft Dynamics 365 bedrijfssoftware en bijbehorende consultancy.

Over
GAC - Business Solutions​

GAC is leverancier van Microsoft Dynamics 365 bedrijfssoftware en bijbehorende consultancy. Wij zijn een ambitieus en innovatief softwarebedrijf dat twee punten centraal stelt: samenwerking met de klant en persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers. Wij leveren toekomstbestendige oplossingen op basis van standaardsoftware waarmee onze klanten hun groeiambities waarmaken.

PRoces

Inhoudelijk

Hoofdvraag

Wat is de beste manier voor het inrichten en automatiseren van een Alumni journey voor hogescholen?

Voor GAC gaan we onderzoeken hoe een hogeschool / onderwijsinstantie haar alumni betrokken kunt houden, met als doel de link met oud-studenten te verkleinen en de betrokkenheid te vergroten. Door gebruik te maken van diepgaande doelgroepanalyse en interviews kunnen we bepalen hoe we een Alumni Journey het beste kunnen toepassen.

Om de hoofdvraag te beantwoorden zijn we gaan onderzoeken en oriënteren hoe de doelgroep zich gedraagt en hoe we deze het beste kunnen aanspreken. Dit hebben we gedaan door middel van een aantal deelvragen onderzocht;

  1. Hoe ziet een alumni journey eruit?
  2. Wat is de doelgroep?
  3. Hoe behouden andere instellingen betrokkenheid met alumni?
  4. Op welke manier willen alumni het liefst benaderd worden?
  5. Hoe willen alumni het liefst betrokken gehouden worden?

 

Door de vragen 1 t/m 3 hebben we inzicht gekregen hoe we het beste kunnen inspelen met een user flow voor een alumni journey.  Vraag 4  en 5 hebben we beantwoord door middel van interviews, hierdoor hebben we specifiek de doelgroep kunnen vragen hoe zij benaderd willen worden. 

Naast huidige en oud studenten hebben we ook een bestuurslid van Fontys geïnterviewd die zich bezig houdt met alumni, daarnaast hebben we ook een iemand gesproken die in het bestuur van een alumnivereniging zit. 

Met de informatie die we verzameld hebben uit deze interviews hebben we onze user flow kunnen afstemmen op de voorkeuren van studenten. Op deze manier hebben we kunnen afstemmen hoe we optimaal gebruik kunnen maken van een Alumni Journey

 

Antwoorden van de interviews zijn de zien in het project rapport te lezen.

De Alumni Journey is in principe een uitgetekende/uitgebreide versie van een user flow. Deze flow begint op het moment dat een evenement wordt bekend gemaakt, vanaf dat punt doorloopt een student of alumni de flow waarin verschillende mails worden verstuurd op basis van de route tot het evenement is geweest. 

Door verschillende KPI’s aan de acties in de alumni journey te hangen kunnen deze gemeten en waar nodig bijgestuurd worden, in het rapport wordt een overzicht gegeven van KPI’s die goed zijn om bij te houden, waarom deze belangrijk zijn en vanaf welke drempelwaarde er gesproken kan worden van ‘succesvolle performance’. 

KPI’s:

  1. Openingspercentage mail 1 – 40 procent geopend
  2. Aanmeldingspercentage mail 1 – 5 procent van de geopende mails (mail 1)
  3. Aanmeldingspercentage via SM – Minimaal 20 aanmeldingen via SM
  4. Opkomst event – Minimaal 100 personen opkomst
  5. No show rate – Maximaal 25% van de aangemelde alumni’s

GAC heeft als opdracht omschreven dat er 4 onderdelen opgeleverd moesten worden aan het eind van het project. Dit ging om een persona, KPI’s, voorbeeld content (emails) en een functionerende Alumni Journey.

Deze deliverables zijn in het rapport terug te vinden.

Persona

Consument beschrijving

Saevuli diam habitu et quidem quae. Capere ac discursus ea velit harum daequt orci adversitates.

KPI'S

Doelstellingen

Corpori odio merito te exequi nemo. Renovo ac innumeros ea dicit porro missae enim conscientiae.

Alumni Journey

visuele klantenreis

Invasor modi mulier te parata quae. Duorum ad excindere ad felis augue possim eius oboedientiam.

Mijn bijdrage
Afgezien van de algemene bijdrage rondom het onderzoek en andere taken heb ik weinig input geleverd en impact gehad in dit project. Door taakverdelingen is mijn focus en tijd voornamelijk gericht geweest op het project van Wauters Hulst.

Desondanks dat het project voor GAC vooral veel uitwerken is geweest, zijn er toch een aantal onderzoekselementen die een belangrijke rol hebben gespeeld in de uitwerking. 

Zo heb ik mee onderzocht naar de mogelijkheden rondom welke evenementen geschikt zijn en of welke middelen dan juist het beste zijn om alumni te benaderen. In het onderzoek is ook naar voren gekomen wanneer het begin van een Alumni Journey niet op het moment van slagen is, maar juist al een X periode daarvoor al.

Op optimaal beeld van de doelgroep en de niche waar we mee te maken hebben te krijgen hebben we besloten om te gaan interviewen. Niet met alleen maar studenten of alumni, maar ook juist met organisaties die hier al mee te maken hebben.

Om die reden hebben Luuk en Ik contact gezocht met het hoofd alumnimarketing van Fontys hogescholen, echter was hij niet bereikbaar om in gesprek te gaan dus heeft hij onze vragenlijst beantwoord. Wie wel tijd had was Maud, zij is bestuurslid Bij FAME. Een Alumnivereniging van de opleiding Marketing. 

Aangezien Maud veel ervaring heeft met het benaderen van alumni weet zij precies de in & outs hiervan. Met de vragen die wij haar gesteld hebben, hebben we veel nuttige informatie kunnen verzamelen omtrent alumni en de journey. Met deze info hebben we samen nog de basis neergelegd die de rest van de groep heeft kunnen gebruiken om de interviews te houden.

Het is maar een klein onderdeel, maar wel een van de belangrijkste. De schetsen van de user flow, hier is het fundament gelegd die uiteindelijk uitgegroeid is tot de huidige Alumni Journey. Deze basis heb ik samen met twee andere helemaal uitgetekend, onderbouwd en uitgewerkt.

Voornamelijk vanuit brainstorm, logisch nadenken en instinct hebben we deze flow gemaakt en later digitaal omgezet om als deliverable te gebruiken.